ДелоДок
ДелоДок это удачное совмещенние системы документооборота и CRM решения.
Организации: БиСер


В любой компании есть большое количество слабоструктурированной информации, т.е. информации, хранимой вне учётной системы компании.
Эта информация в лучшем случае хранится на файловом сервере компании, в промежуточном случае - на рабочей станции сотрудника. В худшем случае - в виде записей на бумажках (блокнотах) сотрудника или только в его голове.
Но эта информация также участвует в основных бизнес-процессах компании.
Например: Где хранится коммерческое предложение крупному корпоративному клиенту? Это надо знать точно, ведь оно - часть бизнес-процесса заключения договора с клиентом.

В теории все бизнес-процессы оперируют с тремя сущностями: субъекты, объекты, действия.
В конкретной реализации они принимают вид:
  • Субъекты - юридические или физические лица типа сотрудника компании, клиента, агента и т.д. В системе они хранятся в Адресных книгах. В системе может быть также использован не конретный, а абстрактный субъект, т.е. роль или штатная орг.единица.
  • Объекты - документы или учётные записи. Структурированные документы хранятся в виде учетных записей в системе учета, а слабоструктурированные документы хранятся в БД Документы системы ДелоДок.
  • Действия - процессы (дела). В системе они хранятся в БД Календари и списки дел.

Система ДелоДок имеет интерпретатор бизнес-процессов. Он отслеживает все взаимосвязи и состояния субъектов, документов и процессов. Также интерпретатор определяет, что нужно дальше делать каждому участнику бизнес-процесса.

Функции ДелоДок®
  • Индивидуальное календарное планирование и составление расписаний;
  • Групповое планирование встреч и собраний;
  • Организация интерактивных аудио- или видеоконференций (при наличии сервера IBM SameTime);
  • Оперативная работа с клиентами и партнерами, быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними;
  • Объединение всей клиентской информации в единую базу данных;
  • Полная история взаимодействия с клиентом или партнером;
  • Оперативная раздача поручений и контроль их выполнения;
  • Управление документами, циркулирующими в организации;
    • Создание документов в различных формах
    • Ведение версий документов
    • Организация дискуссий по содержанию документов
    • Процедуры согласования документов и их жизненный цикл
    • Наличие средств поиска документов
    • Передача готовых документов во внешние системы
    • Длительное хранение документов организации
    • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
    • Гибкий экспорт-импорт как одного документа, так и списка документов в MS Word или MS Excel
  • Интерпретация бизнес-процессов согласно нотации: событийная цепочка процесса – extended event driven process chain (eepc);
  • Репликация (тиражирование) документов, информации и приложений между филиалами, центром и точками продаж;
  • Средства защиты информации и разграничения доступа ;
  • Веб-представление Баз данных системы (только для чтения);
  • Отображение всей нужной сотруднику информации в одном окне (рабочий стол);
  • Интеграция с другим ERP системами;
  • Электронная почта;
  • Мгновенная пересылка сообщений (chat).

Компоненты ДелоДок®
  • Адресные книги
  • Календари и списки дел
  • Документооборот
  • Вспомогательные Баз Данных ( Справочники; Лог комплекса - история действий пользователей )

Адресные книги
Предназначен для хранения всей контактной информации о юридических и физических лицах, необходимой для бизнеса.

Календари и списки дел
Предназначен для хранения всей истории взаимодействия с клиентами и партнерами.
Содержат все дела и встречи, произведённые или производимые по бизнесу. В общем списке дел находятся дела и встречи всех сотрудников компании за весь период времени. Этот список дел доступен всем (авторизованным) пользователям комплекса ДелоДок. Но комплекс можно настроить так, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к своим делам или встречам.

Документооборот
Система ДелоДок® обеспечивает коллективные процессы, когда работа с документами ведется группой сотрудников из разных департаментов, филиалов или даже организаций. При этом одни из них отвечают за подготовку и согласование документов, а другие используют в своей работе окончательные согласованные всеми варианты.

Документооборот ДелоДок® обладает следующими возможностями:
  • Создание документов в различных формах
  • Ведение версий документов
  • Организация дискуссий по содержанию документов
  • Наличие средств поиска документов
  • Передача готовых документов во внешние системы
  • Длительное хранение документов организации
  • Разграничение прав доступа к документам
  • Регистрация входящей и иcходящей корреспонденции
  • Гибкий экспорт импорт, как одного документа, так сразу списка документов в MS Word или MS Excel

Все формы документов имеют общие и частные поля, а также возможность ввода неструктурированной информации.
Система поддерживает следующие варианты форм документа:
  • заранее определенные формы
  • форма с расширенным текстом (представляет инструменты форматирования текста, присоединение любых файлов и встраивание объектов)
  • форма встроенного документа MS Word
  • форма встроенного документа MS Word c применением шаблона
  • форма встроенного документа MS Excel
  • форма встроенного документа MS PowerPoint
  • форма встроенной картинки (сканированный документ)

Достоинством системы является возможность сквозного поиска по всему хранилищу не только по реквизитам, но и по тексту документов. Удобное централизованное средство навигации позволяет быстро обратиться к содержимому нужного документа.

Большое внимание уделяется разграничению доступа к информации. Сам пользователь может определять права доступа к созданному документу как группе пользователей, так и индивидуальному пользователю. Администратор определяет стандартные схемы доступа к документам. Например, доступ к определенному типу документов может получить целое подразделение или сотрудники на определенной должности.

Интерпретатор бизнес-процессов ДелоДок®
ДелоДок® позволяет компании формализовать бизнесс-процессы и автоматически отслеживать их ход. Для этого в комплексе существует интерпретатор бизнес-процессов.

Функции интерпретатора бизнес-процессов ДелоДок®

  • Справочник бизнес-процессов:
  • создание и изменение бизнес-процессов;
  • поддержка версионности бизнес-процессов.
  • Анализирует диаграмму бизнес-процесса и выполняет указанные действия .
  • Отслеживает состояние бизнес-процесса.
  • Указывает для каждого сотрудника возможные действия в текущем состоянии бизнес-процесса.
  • Выполняет автоматически операции, если они в данном состоянии предписаны диаграммой бизнес-процесса:
    • создание (по указанному шаблону) или изменение документов;
    • создание или изменение процессов;
    • передача документа или процесса от сотрудника к сотруднику;
    • отправка документа по почте;
    • выполнение внешних запрограммированных процедур (например, интеграция с учетной системой).
  • Представляет состояние бизнес-процесса в графическом виде.

Формат описания бизнес-процессов ДелоДок®
Справочник бизнес-процессов содержит присоединенные файлы в XML формате SyBase PowerDesigner 12.
PowerDesigner используется только аналитиком компании для проектирования бизнес-процесса.
На этапе работе интерпретатора и представлении сотруднику графического состояния бизнес-процесса PowerDesigner не требуется.
Описание бизнес-процессов производися согласно нотации: событийная цепочка процесса – extended event driven process chain (eepc).

На рисунке приведен пример бизнес-процесса:



Среда ДелоДок®
ДелоДок® работает в среде: IBM® Lotus® Notes® и Domino® .
Надежные функции защиты Lotus® Notes® и Lotus® Domino® обеспечивают безопасность инфраструктурных данных, формируя среду для конфиденциальной работы пользователей.

Контакты